DECRETO 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Rango de Ley:Decreto
Sección:Disposiciones Generales
Emisor:DEPARTAMENTO DE CULTURA Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN
 
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DECRETO

13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

El Decreto 117/1990, de 3 de mayo, sobre evaluación y selección de documentación de la Administración pública significó, en el momento de su promulgación, una respuesta a uno de los elementos esenciales de los sistemas de gestión documental de las organizaciones públicas como es determinar el período de retención de los documentos que éstas generan. El Departamento de Cultura y Medios de Comunicación, a propuesta de la Comisión Nacional de Evaluación y Selección de Documentación, ha regulado profusamente este aspecto mediante órdenes de aprobación de las tablas de evaluación documental. Las tablas han determinado los períodos de conservación de casi 600 series documentales de la Administración de la Generalidad de Cataluña, la Administración local y las universidades públicas. Esta acción normativa ha sido complementada por órdenes de establecimiento de criterios de evaluación y de normas para la aplicación de las tablas de evaluación documental. Este proceso ha contado con la implicación activa del colectivo profesional de diversas formas, como la participación directa en los grupos de trabajo de la Comisión Nacional mencionada, en la elaboración de propuestas de evaluación y en la aplicación de tablas de evaluación documental.

El presente Decreto se fundamenta en las previsiones de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos y en la experiencia adquirida por el trabajo desarrollado por la Comisión Nacional de Evaluación y Selección de Documentación. Se estructura en tres capítulos: el primero contiene las disposiciones generales, es decir, el objeto, ámbito de aplicación del Decreto y un conjunto de definiciones; el capítulo segundo regula la fijación de los criterios de acceso a la documentación pública, el informe sobre las reclamaciones de acceso a los documentos, las derogaciones singulares de la normativa de acceso a los documentos públicos y la evaluación de la documentación, y el capítulo tercero prevé la composición y el funcionamiento de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.

Un elemento relevante del Decreto reclamado por los y por las profesionales de los archivos de Cataluña es la regulación en materia de acceso a la documentación de las administraciones públicas de Cataluña, que desarrolla el artículo 34 de la Ley de archivos y documentos. Se prevé que la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental establezca criterios generales sobre la aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos públicos, elabore las tablas de evaluación y acceso documental que determinen los criterios de acceso a las series documentales, y haga constar el régimen aplicable al acceso a los documentos que se deban conservar al resolver las solicitudes de evaluación de documentos públicos. De esta forma se pretende facilitar a ciudadanos, entidades y empresas un marco inteligible sobre la accesibilidad a la documentación de la Administración. En este sentido el Decreto aplica los principios sobre transparencia y acceso a la información previstos en el informe sobre el Buen Gobierno y Transparencia Administrativa de 27 de julio de 2005, elaborado por un grupo de trabajo creado mediante Acuerdo del Gobierno de 21 de diciembre de 2004.

Este reglamento regula también la evaluación de los documentos públicos para determinar la conservación, por razón del valor cultural, informativo o jurídico, o bien su eliminación, de acuerdo con el artículo 9 de la Ley de archivos y documentos. En cualquier caso, la novedad a nivel reglamentario es la previsión de evaluar documentos privados que formen parte del patrimonio documental catalán, de acuerdo con los artículos 13.e y 19.2.b de la Ley de archivos y documentos, lo que debe permitir una gestión más eficiente de una parte destacada de nuestro patrimonio.

Uno de los criterios empleados para la determinación del contenido del Decreto ha sido la adaptación a nuestro entorno de lo que prevé la norma ISO 15489:2001.Información y documentación. Gestión documental, en materia de evaluación y disposición documental, terminología y procedimientos. Este hecho debe permitir afrontar con garantías la evaluación y disposición de la documentación que producen las administraciones y dar respuesta a los nuevos requerimientos de los documentos electrónicos que se generarán con la e-Administración.

Asimismo, el Decreto determina la composición de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental, en aplicación del artículo 19 de la Ley de archivos y documentos, y se da entrada a vocalías que representan a organismos especializados en el acceso a la documentación y en las tecnologías de la información y comunicación así como una vocalía responsable del archivo de una universidad. La nueva composición de la Comisión pretende equilibrar la representación de las diversas tipologías de archivos del Sistema de Archivos de Cataluña y de los sectores que tienen una responsabilidad primaria en la creación, gestión y uso de los documentos. También se crea una Comisión Permanente con las funciones de estudiar las propuestas que deben someterse al Plenario de la Comisión y de realizar un seguimiento de los acuerdos que se adopten por éste, sin perjuicio de las funciones que el Plenario le pueda delegar.

De acuerdo con el informe del Consejo Nacional de Archivos y con el dictamen de la Comisión Jurídica Asesora, a propuesta del consejero de Cultura y Medios de de Comunicación y de acuerdo con el Gobierno,

Decreto:

Capítulo 1
Disposiciones generalesArtículos 1 a 16
Artículo 1

Objeto

El objeto de este Decreto es desarrollar las previsiones de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, en relación con el acceso y con la evaluación y selección de documentos, y establecer la composición y el funcionamiento de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.

Artículo 2

Definiciones

A los efectos de este Decreto se entiende por:

  1. Acceso: la visualización de la información contenida en un documento.

  2. Evaluación: función destinada a determinar el valor cultural, informativo o jurídico de los documentos para decidir sobre su conservación o eliminación.

  3. Serie documental: conjunto de documentos organizados de acuerdo con un sistema de clasificación o conservados como una unidad por el hecho de ser el resultado de un mismo proceso de formación o de clasificación, o de la misma actividad, o porque tienen una misma tipología; o por cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso.

  4. Eliminación: la destrucción o supresión de información o documentos por cualquier sistema que imposibilite su recuperación o posterior acceso y utilización.

  5. Selección: operación por la que en un conjunto de documentos se separan los que presentan un interés histórico de aquellos que no tienen más que una utilidad administrativa temporal y que pueden ser eliminados al final del plazo que se haya establecido.

Artículo 3

Ámbito de aplicación

Este Decreto es de aplicación:

  1. A los documentos públicos de las siguientes instituciones, entidades y personas siguientes:

    La Presidencia, el Gobierno y la Administración de la Generalidad.

    El Parlamento de Cataluña, el Síndic de Greuges, la Sindicatura de Cuentas, el Consejo de Garantías Estatutarias, el Consejo del Audiovisual de Cataluña y demás instituciones de la Generalidad no dependientes de su Administración.

    Las administraciones locales de Cataluña, incluido el Conselh Generau d'Aran.

    Las entidades de derecho público o privado vinculadas a cualquiera de las administraciones públicas mencionadas o que dependen de éstas.

    Las empresas y las entidades privadas concesionarias de servicios públicos, en lo que hace referencia a estas concesiones.

    Las corporaciones privadas de derecho público.

    Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en lo que hace referencia a estas funciones.

  2. A los documentos privados que forman parte del patrimonio documental catalán, de acuerdo con lo que disponen el artículo 19 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán y el artículo 2.g)...

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