ORDEN CLT/172/2014, de 14 de mayo, por la que se aprueba el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña.
| Sección | Disposiciones Generales |
| Emisor | DEPARTAMENTO DE CULTURA |
| Rango de Ley | Orden |
El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, establece que todas las administraciones y las entidades titulares de documentos públicos deben disponer de un único sistema de gestión documental que comprenda la producción, la tramitación, el control, la valoración y la conservación de los documentos y el acceso a los mismos y garantice su correcto tratamiento. El artículo 28 de la misma norma dispone que, en el ámbito de la Generalidad, los archivos centrales administrativos definen, implantan y mantienen, en el ámbito del organismo o ente respectivo, el sistema de gestión de la documentación administrativa en fase activa y semiactiva, de acuerdo con la normativa técnica y las directrices del Departamento de Cultura y con las instrucciones del secretario o secretaria general o del órgano directivo que corresponda.
La progresiva implantación y extensión de la administración electrónica en el conjunto de los entes y organismos de la Generalidad ha comportado, entre otros aspectos, la producción de documentos públicos electrónicos. Estos documentos son prueba y testigo de las acciones llevadas a cabo por la Administración de la Generalidad de la misma manera que lo son los documentos producidos y recibidos en soporte papel. Los documentos electrónicos deben ser gestionados adecuadamente a fin de garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura.
En este sentido, el artículo 38.3 del Decreto 56/2009, de 7 de abril, para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos a la Administración de la Generalidad, establece que la Administración de la Generalidad se debe dotar de un protocolo de archivos que ha de determinar las condiciones técnicas y organizativas de clasificación funcional, seguridad y disposición de los documentos administrativos desde el inicio del procedimiento administrativo, así como los órganos competentes para su conservación y transformación. Estas condiciones implican una correcta gestión de la documentación, antes incluso de la fase de archivo, por lo que el protocolo hace referencia tanto a la gestión de los documentos electrónicos como al archivo. Es por este motivo que se considera adecuado que el protocolo incluya en su título el término gestión de documentos , lo que precisa mucho mejor su alcance real.
A su vez el Decreto 56/2009 está directamente relacionado con la Ley 29/2010, del 3 de agosto, del uso de medios electrónicos en el sector público de Cataluña. Así, la Orden de aprobación del protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo adopta determinados principios que se fijan en el artículo 4 como son los relacionados con la transparencia, la simplificación, la eficacia, la eficiencia, la seguridad, la neutralidad tecnológica y la legalidad. También se enmarca en el artículo 15, sobre criterios para la incorporación de los medios electrónicos en la actuación del sector público y contribuye a concretar, mediante los instrumentos técnicos previstos, el marco de interoperabilidad del sector público de Cataluña previsto en el artículo 19.
En relación con la Ley 26/2010, del 3 de agosto, de régimen jurídico y procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña, la Orden contribuye a dar cumplimiento a los artículos 26, sobre el derecho de acceso a los expedientes administrativos, y 27, relativo a derecho de acceso a archivos y registros así como a los requisitos establecidos en la disposición adicional onceava, sobre la gestión de la documentación y archivo de documentos electrónicos.
El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo tiene alcance corporativo, ya que la aplicación de una correcta gestión de documentos debe abordar de forma global aspectos como la gestión de la interoperabilidad, la búsqueda y recuperación de documentos y la seguridad o la disposición de documentos, entre otros aspectos.
El protocolo se estructura en 5 grandes bloques: la definición del objeto del protocolo, el ámbito de aplicación, los órganos implicados, la gestión de documentos electrónicos y archivo, y el glosario de términos. En el bloque de los órganos implicados se concretan las funciones de los principales organismos transversales, como el Departamento de Cultura, el Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información y el Departamento de Gobernación y Relaciones Institucionales. Los órganos implicados en la gestión y la conservación de los documentos electrónicos deben constituir grupos multidisciplinares que tengan como misión velar por la aplicación, en el seno de su organización, de las directrices de gestión de documentos y de los instrumentos técnicos definidos en el protocolo. Asimismo, en el bloque de gestión de documentos se establecen los principios y las directrices que posibilitarán su correcta gestión de acuerdo con la finalidad y el uso para los cuales han sido creados. En este apartado destacan, además, las directrices para la obtención de copias electrónicas auténticas de documentos y los instrumentos técnicos esenciales, los cuales son de aplicación en el conjunto de la Administración de la Generalidad.
Por todo eso,
ORDENO:
Se aprueba el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña, que se incluye como anexo en esta Orden. El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña determina las condiciones técnicas y organizativas de clasificación funcional, seguridad y disposición de los documentos administrativos desde el inicio del procedimiento administrativo, con la finalidad de garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura. Así mismo, el protocolo fija las directrices corporativas en materia de archivo electrónico.
En el plazo de tres meses a contar desde la publicación de esta Orden cada Departamento, organismo o entidad dependiente o vinculado incluido dentro del ámbito de aplicación del protocolo, debe crear el grupo de trabajo departamental multidisciplinar previsto en el apartado 5.4 de este protocolo y nombrar a los miembros que lo componen.
Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el apartado 6.2.2.2 del protocolo, el grupo de trabajo departamental multidisciplinar debe establecer, siguiendo las instrucciones de las secretarías generales u órganos análogos de los entes i organismos de la Generalidad y de acuerdo con los recursos existentes, los criterios, los planes de actuación y los calendarios conducentes a transformar los expedientes híbridos en electrónicos.
Se autoriza a la Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio, para que realice las actuaciones que sean necesarias para la ejecución y el desarrollo del protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo.
Barcelona, 14 de mayo de 2014
Ferran Mascarell i Canalda
Consejero de Cultura
ANEXO
Índice
-
Introducción
-
Conceptos
-
Objeto
-
Ámbito de aplicación
-
Órganos implicados
-
Gestión de documentos electrónicos
6.1 Principios
6.2 Directrices
6.2.1 Identificación e información
6.2.2 Formato y estructura
6.2.3 Elementos de control
6.2.4 Acceso y uso
6.2.5 Aplicación de medidas de disposición
6.2.6 Mantenimiento de la disponibilidad y la autenticidad
6.2.7 Copias electrónicas
6.2.8 Aplicaciones de soporte para la gestión
6.3 Instrumentos técnicos
-
Glosario
-
Introducción
El artículo 38.3 del Decreto 56/2009, de 7 de abril, para el impulso y el desarrollo de los medios electrónicos en la Administración de la Generalidad establece el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo, el cual debe determinar las condiciones técnicas y organizativas de clasificación funcional, seguridad y disposición de los documentos administrativos desde el inicio del procedimiento administrativo, así como los órganos competentes para la conservación y transformación. La finalidad del protocolo es la de garantizar la autenticidad, fiabilidad, la integridad y la disponibilidad futura de estos documentos.
En esta línea, el Acuerdo del Gobierno de 24 de enero de 2012 sobre la aprobación de medidas y proyectos corporativos a desarrollar en el 2012 para desplegar la Administración Electrónica en la Administración de la Generalidad de Cataluña aprobó el proyecto SIGeDA como uno de los proyectos corporativos de administración electrónica.
El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo está condicionado por un marco normativo que, en materia de administración electrónica, se ha ido desarrollando ampliamente desde la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Las disposiciones del protocolo tienen en cuenta la mencionada Ley, así como el desarrollo normativo que está vinculado a ella, especialmente el Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica. Este Real decreto, en la disposición adicional primera, establece las Normas Técnicas de Interoperabilidad que deben cumplir las administraciones públicas.
El protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo se adecua al marco normativo mencionado, pero alcanza su mayor significado en el contexto legal, normativo, organizativo y técnico de la Administración de la Generalidad. El protocolo da cumplimiento, especialmente, a las disposiciones de la legislación catalana en materia de administración electrónica que le resultan de...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba